Om du driver ett företag, även en liten hemifrån måste du se till att du leta efter och hålla alla dina viktiga dokument såsom fakturor och räkningar på ett säkert ställe. Inte bara det, brittisk lag säger att vissa handlingar måste hållas för upp till sex years.Many människor, men när frågade var deras förra årets redovisning är lyckligtvis bara peka på en hylla, ta dig till deras garage eller bara rufsa genom sina lådor för att få dig den information du behöver. Enkelt uttryckt, är de inte lagras någonstans säker och kan förloras eller stjäls mycket easily.Company dokument är viktiga och förvara dem på ett säkert sätt är ett juridiskt krav, inte bara en bra idé. Du bör, den, överväga att sätta dem på ett säkert ställe så att de inte kan enkelt plockas upp och tas ut ur byggnaden, förlorade när någon bestämmer sig för att städa upp och bränns till en skarp i en freak accident.Here är några alternativ för att hålla dina dokument säker: Off-site lagring - För större företag kan detta vara ett bra alternativ. Mycket ofta en lokal lagring Företaget kommer att erbjuda en vecka eller månad pick-up service. Du ger alla dina dokument i en uppsättning format och de kommer att ta dem till deras säker lagringsanläggning. Digital lagring - Detta blir allt mer populärt, även om lagenligheten av enbart digitala dokument är fortfarande i tvivel. A "bälten och hängslen" alternativet skulle vara att lagra dina pappersdokument någonstans efter första digitalisera dem på något sätt. Om du gör det så ska du verkligen lagra dina digitala versioner på ett annat ställe på papper de - sprida risken. On-site lagring - Realistiskt, är detta den vanligaste och kostnadseffektivt sätt att lagra dina dokument. Helt enkelt hålla dem på ett ställe i en säker position i byggnaden. Men inte bara lämna dem i en enkel arkivskåp, se till att du sätter dem där de inte kan hittas lätt och är säker. Uppenbarligen finns det större risker för dina pappersdokument än stöld - de vanligaste är eld. Du bör därför överväga en robust brandsäker. Du bör också överväga möjligheten att värmeskador och välja säkra accordingly.Many kassaskåp faktiskt inte ge betyg för värmebeständighet och detta kan vara en stor fråga för vissa företag. Om du behöver lagra känsliga data (helst plast och naturligtvis papper) så att du inte bara behöver tänka på elden. Även om branden inte gå någonstans nära den säkra, kan du finna att det resulterande rökskador kunde förstöra datamedia och plast files.But det finns ytterligare ett problem - värme. Vissa skåp, även brandsäkra, inte kommer att tolerera värme samt andra och om du säkert är mitt i en brinnande byggnad då branden själv inte kan vara problemet. Värmen som genereras i mitten av en brand kan vara många hundra grader. För det första, din plast objekt som filer, diskar, kommer band smälta och så småningom kommer de helt enkelt fattade eld. Om det blir varmt nog, kan du även se dina papper antändas så när du så småningom öppna upp den förment "skyddad" säker - du behöver bara ashes.So, vara försiktig med vad du köper och spendera klokt konst av: Alan B. Trescott